Adecco cerca un/a Excecutive Assistant di Divisione Commerciale per azienda cliente settore Medicale sita a Milano.
Obiettivo del ruolo:
Supportare le attività operative e amministrative della divisione commerciale, garantendo efficienza nei processi, gestione puntuale delle attività e supporto continuo al team e ai manager di riferimento.
Responsabilità principali:
Gestione amministrativa e acquisti
Inserimento richieste d’acquisto (PR) in Ariba per forniture marketing, eventi, servizi esterni.
Apertura e gestione fornitori, controllo fatture, gestione pagamenti e riconciliazione PO.
Supporto contrattuale e legale
Preparazione documentazione per contratti (MSA, agenti, distributori).
Inserimento e gestione accordi in eCats (HL no fee, congressi, sponsorship).
Organizzazione eventi e logistica
Coordinamento eventi interni ed esterni, inclusi catering, materiali e spedizioni.
Supporto operativo durante eventi nazionali e internazionali.
Compliance e rendicontazione
Verifica mensile dei file di transparency (HCO Service, Sponsorship).
Aggiornamento e monitoraggio delle spese marketing.
Comunicazione e supporto al team
Gestione della posta certificata (PEC).
Aggiornamento organigrammi e supporto onboarding nuovi colleghi.
Coordinamento con i reparti Legal, Finance, Education per aggiornamenti procedurali.
Competenze richieste:
Ottima conoscenza dei principali strumenti informatici (Ariba, Readsoft, eCats, Microsoft Office).
Capacità organizzative e attenzione ai dettagli.
Buone doti comunicative e relazionali.
Conoscenza delle procedure amministrative e contrattuali.
Capacità di lavorare in team e gestire più attività in parallelo
Conoscenza dell'inglese fluente
Si offre contratto in somministrazione di 12 mesi scopo assunzione, 3 Livello del Commercio, Lavoro Ibrido (richiesti 2 giorni al mese in ufficio).
Titolo di studio:
Laurea Magistrale
Lingue conosciute:
Inglese: Comprensione Ottimo
Competenze:
Segreteria - Gestione pratiche commerciali
Segreteria - Gestione agenda
Segreteria - Organizzazione viaggi
Segreteria - Accoglienza
Fogli di calcolo / elettronici - Excel, livello Buono
Progettazione / Disegno tecnico - Microsoft Office
Segreteria - Archiviazione elettronica
Segreteria - Capacità scrittura cieca-due mani
Segreteria - Inserimento ordini
Segreteria - Organizzazione meeting
Disponibilità oraria: Full Time