Informativa sulla privacy dei dati dei dipendenti e dei collaboratori

Benvenuto in Adecco. Siamo entusiasti di poter collaborare con te per aiutarti a sviluppare ulteriormente la tua carriera. Come può intuire, al fine di svolgere i nostri servizi in modo adeguato raccogliamo e utilizziamo informazioni che ti riguardano.

Adecco si impegna a proteggere e rispettare la tua privacy. La presente Informativa sulla Privacy dei Dati descrive il tuo diritto alla privacy in merito alle informazioni a te relative che noi trattiamo e le misure che adottiamo al fine di tutelare la tua privacy. Sappiamo che si tratta di un documento lungo, ma ti chiediamo cortesemente di leggere questa Informativa molto attentamente. Qui di seguito troverai un indice che ti permetterà di passare, laddove lo desideri, direttamente alle parti che ti interessano.

Indice
  • Alcuni termini da chiarire
  • Quali dati personali raccoglie e utilizza la Società?
  • Perché utilizziamo dati personali che ti riguardano?
  • Che cosa prevede la legge in merito?
  • Sei tenuto/a a fornirci i dati personali che richiediamo?
  • Trattiamo i tuoi dati personali senza alcun intervento umano?
  • Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati personali?
  • Trasferiamo i tuoi dati personali a terzi?
  • Trasferiamo i tuoi dati personali al di fuori dell’Unione Europea?
  • Quali sono i tuoi diritti?
  • Svolgiamo attività di monitoraggio?
  • Che livello di sicurezza esiste per i dati nei sistemi di Adecco?
  • Come puoi metterti in contatto con noi?
  • Come gestiamo le modifiche apportate alla presente Informativa?
  • Alcuni termini da chiarire

Per prima cosa è necessario essere chiari sul significato che alcune parole rivestono all’interno della presente informativa.

Può sembrare ovvio, ma all’interno di questa Informativa tu sarai indicato/a come “Tu”.

Quando parliamo di “noi” o della “Società” facciamo riferimento alla Società del Gruppo Adecco, in qualità di Titolare del trattamento, con cui hai sottoscritto il tuo contratto di lavoro. Trovi l’indicazione della sede legale nello stesso contratto di lavoro. La Società è parte del Gruppo Adecco, il più importante fornitore di servizi HR (Risorse Umane) di tutto il mondo. Attraverso le diverse società e linee di business il Gruppo Adecco offre diverse attività di HR come ad esempio somministrazione di lavoro, ricerca e selezione, soluzioni per test di valutazione, transizioni di carriera, sviluppo del talento, formazione e istruzione, ricollocamento e mobilità internazionale (le “nostre Attività”).

Al fine di svolgere le nostre Attività, utilizziamo molteplici sistemi informatici. In alcuni casi la Società mette a disposizione un Portale Self-Service (il “Portale”) per il proprio personale. Il Portale ti consente di aggiornare i tuoi dati, come ad esempio i tuoi dati di contatto e le coordinate bancarie, il luogo in cui lavori per uno dei nostri clienti e le ore lavorate.

In ultimo, questa Informativa riguarda i dati relativi alle persone, come te e la tua famiglia. Include fatti che ti riguardano, ma anche opinioni in merito a te o le tue opinioni medesime (“Sono appassionato/a di calcio” per fare un esempio). Non si tratta di dati che riguardano la Società (sebbene a volte le due cose possano coincidere). Questa tipologia di dati a volte viene chiamata “Dati Personali”, “Informazioni Personali Identificabili” oppure “IPI”. In questa Informativa utilizziamo il termine “Dati Personali”.

Quali dati personali raccoglie e utilizza la Società?                    

I dati personali che la Società solitamente utilizza includono, a titolo esemplificato ma non esaustivo:

  • nome, data e luogo di nascita, dati personali di contatto e qualifiche (istruzione, corsi di formazione e stage), documenti comprovanti la tua identità e il tuo diritto al lavoro e qualsiasi altro dato riportato sul tuo CV;
  • se accedi al Portale utilizzando il Suo account LinkedIn o qualsiasi altro social media: i dati del tuo profilo;
  • se sei tu a contattarci, in alcuni casi teniamo traccia di quella corrispondenza;
  • feedback su di te presentati dal nostro staff e da terzi; se sei tu a dare dei feedback su altri solitamente li conserviamo e anche questo fa parte dei tuoi dati personali (dopotutto si tratta della tua opinione);
  • possiamo anche raccogliere dati concernenti il tuo utilizzo dei nostri sistemi ivi inclusi (a titolo esemplificativo ma non esaustivo) il tuo indirizzo IP, browser, timestamp, luogo, dati sul traffico nazionale, dati sulla posizione, weblog e altri dati sulle comunicazioni e sulle risorse cui accedi. Tali informazioni ci consentono di facilitare l’utilizzo dei nostri sistemi in futuro;
  • dettagli relativi a disabilità e sistemazioni di cui necessiti sul posto di lavoro;
  • quando inizi a lavorare per la Società, potremmo anche raccogliere:
    • informazioni sul genere, la nazionalità, copia del documento d’identità, prova di residenza e copia dei documenti comprovanti il suo diritto a lavorare nei Paesi in cui lavorerai (visti, permessi di lavoro, ecc.);
    • informazioni sulla busta paga, come ad esempio dati del conto corrente, numero di previdenza sociale, codice fiscale e numeri di riferimento, compensi, informazioni sulla retribuzione e altre indennità relative e qualsiasi detrazione volontaria che ci chieda di effettuare dalla retribuzione o dal compenso a te spettante (come ad esempio la partecipazione ad un’associazione sindacale);
    • registro presenze, il tempo dedicato ai progetti, la formazione, le promozioni, le indagini e i procedimenti disciplinari;
    • informazioni sul tuo utilizzo dei nostri sistemi informatici e degli spazi aziendali (ivi inclusi il sistema di videosorveglianza a circuito chiuso e gli impianti di videocitofonia);
    • dettagli concernenti familiari a carico e parenti prossimi;
  • informazioni sugli spostamenti (dati sui viaggi, sulle carte di credito, numero di passaporto, spese sostenute) per le finalità di contrattazione, organizzazione e acquisto di tutti i viaggi (per es. tariffe aeree, treni, prenotazioni di hotel e noleggio auto) e il rimborso delle spese di viaggio;
  • foto e video della tua partecipazione a sessioni di formazione o simili (ti verrà data la possibilità durante la sessione di chiedere di non essere filmato/a o fotografato/a); e
  • in alcuni casi raccoglieremo anche dati personali sensibili (per es. dati relativi alla tua salute).

Perché utilizziamo dati che ti riguardano?

La Società raccoglie e si occupa del trattamento di dati personali:

  1. per fornirti l’assistenza che auspichi di ricevere, come ad esempio per trovarti incarichi adatti a cui lavorare, per aiutarti nella formazione o per facilitare la fase di presentazione della candidatura per nuovi incarichi. Questo include il tenerti informato/a su future opportunità lavorative via e-mail, telefono, posta e/o altre modalità di comunicazione;
  2. per sviluppare e migliorare ulteriormente i nostri sistemi/processi; questo avviene principalmente nell’ambito di nuovi sistemi e processi informatici, quindi le informazioni che ti riguardano potrebbero essere utilizzate per il collaudo dei suddetti nuovi sistemi o processi informatici laddove i dati fittizi non siano in grado di replicare perfettamente il funzionamento di quel nuovo sistema IT.
  3. per svolgere studi e ricerche statistiche e analitiche, ad esempio al fine di comparare l’efficacia del nostro processo di collocamento dei lavoratori presso i clienti di diversi settori aziendali e in diverse località e cercare di identificare i fattori che potrebbero influenzare qualsiasi differenza che identifichiamo;
  4. per trasferire i dati a terzi (vedi sotto);
  5. ove necessario, per ottemperare a tutti gli obblighi di legge;
  6. al momento dell’inizio della tua collaborazione con la Società, per adempiere ai nostri compiti in qualità di tuo datore di lavoro o cliente (nel caso di singoli collaboratori esterni); e
  7. al momento dell’inizio della collaborazione con la Società:
    • per adempiere al contratto di lavoro o al contratto di servizi e a tutti gli altri contratti e le norme che disciplinano il nostro rapporto di lavoro o di altra natura contrattuale;
    • per mantenere e migliorare la gestione dei talenti in generale (ivi incluso al fine di effettuare l’analisi della forza lavoro);
    • per svolgere le attività delle risorse umane (ivi incluse la gestione del lavoro, delle assenze, della formazione/del personale, delle spese e i procedimenti disciplinari);
    • per gestire quote e attivi a cui potresti avere diritto;
    • per promuovere la sicurezza e la protezione delle persone, dei luoghi, dei sistemi e dei beni aziendali;
    • per monitorare l’ottemperanza alle politiche e alle procedure interne;
    • per gestire le comunicazioni e gli altri sistemi utilizzati dal Gruppo Adecco (ivi inclusi i database di contatto interno);
    • per indagare su o rispondere a incidenti o reclami;
    • per ottemperare agli obblighi e ai diritti e collaborare con le indagini svolte dalla polizia, dal governo o dal legislatore;
    • in caso di foto e video delle sessioni di formazione, per fare un resoconto internamente relativo alle sessioni di formazione avvenute e del contenuto trattato (ad esempio per aggiornamenti interni) e anche per commercializzare sessioni simili internamente e a terzi; oppure
    • per partecipare a qualsiasi acquisto o vendita, potenziale o reale, o una joint venture, di aziende o società o parti di esse a cui un membro del Gruppo Adecco desidera prendere parte.

Che cosa prevede la legge in merito?

La legge prevede che vi sia una motivazione indicata nella normativa medesima per il trattamento dei tuoi dati in nostro possesso.

Quando lavori con o tramite Adecco il trattamento da parte nostra di informazioni dei dati personali per tutte queste finalità si basa su motivazioni di trattamento come ad esempio l’esecuzione di un contratto in cui l’interessato risulta essere una delle parti (finalità 1 e 5-7), trattamento necessario al fine di ottemperare ai requisiti legali e regolamentari (finalità 5-7) e/o trattamento necessario negli interessi legittimi di Adecco nell’esercizio dei propri diritti fondamentali e di quelli del personale a gestire un’attività in modo che non penalizzi indebitamente i tuoi interessi o diritti e libertà fondamentali (finalità 1-4 e 7). Se il trattamento dei dati risulti necessario per gli interessi legittimi di Adecco, garantiamo che il trattamento venga eseguito in modo che i nostri interessi legittimi abbiano priorità rispetto a qualsiasi interesse del singolo. Abbiamo la facoltà di trattare dati personali per motivazioni diverse rispetto a quelle esplicitate sopra unicamente a fronte del tuo consenso (ulteriore motivazione di trattamento).

Sei tenuto/a a fornirci i dati che richiediamo?

La fornitura dei tuoi dati personali è un requisito necessario alla stipula e/o al mantenimento del contratto che abbiamo sottoscritto con te. Questo significa che sei tenuto/a a fornirci i tuoi dati personali.

Qualora non ci fornissi i tuoi dati personali, potremmo non essere in grado di intrattenere il rapporto di lavoro o di collaborazione oppure quantomeno tu potresti non riuscire a partecipare ad alcuni processi come feedback o sviluppo della carriera (questo potrebbe altresì non essere in linea con il contratto che hai stipulato con noi).

Trattiamo i Suoi dati personali senza alcun intervento umano?

Sì, esatto. La Società utilizza sistemi/processi automatizzati e una procedura decisionale altresì automatizzata (come la profilazione) per offrire a te e ai nostri clienti i servizi richiesti. Ad esempio, se i nostri clienti cercano candidati per alcuni posti di lavoro potremmo effettuare una ricerca tra le nostre liste di candidati utilizzando alcuni criteri automatizzati che ci aiutino a redigere la rosa dei possibili candidati.

Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati personali?

La Società ha la facoltà (e in alcune circostanze è tenuta, in base al tipo di dati) di conservare i tuoi dati per diversi anni dopo la cessazione del nostro rapporto di lavoro. In linea generale, conserviamo dati concernenti le imposte e il tuo contratto di lavoro e gli aspetti finanziari (ivi inclusi i dati della busta paga e la retribuzione, ecc.) per 11 anni. Teniamo in archivio i dati personali sensibili non più a lungo del tempo ragionevolmente necessario.

Trasferiamo i tuoi dati personali a terzi?                                     

Come sopra anticipato, solitamente comunichiamo i tuoi dati a terzi. Questo viene fatto per portare a compimento le finalità descritte sopra. Effettuiamo quest’attività nelle seguenti circostanze e nei confronti dei seguenti soggetti:

  • ai nostri fornitori. Possiamo, ad esempio, coinvolgere un fornitore per l’espletamento di compiti amministrativi e operativi a supporto del nostro rapporto di collaborazione con te. I fornitori saranno soggetto a obblighi contrattuali e normativi al fine di mantenere la riservatezza dei tuoi dati e di rispettare la tua privacy e avranno unicamente accesso a quelle informazioni necessarie per lo svolgimento delle proprie funzioni; si tratta solitamente di fornitori informatici (che forniscono un host o supportano i nostri sistemi informatici che includono le informazioni a te relative), aziende per la gestione delle nostre sedi (che si occupano della sicurezza fisica nei nostri edifici e che per tale fine hanno bisogno di sapere chi sei per consentirti l’accesso ai nostri edifici), fornitori in materia di risorse umane (che si occupano delle funzioni legate alle buste paga o indennità per nostro conto, come ad esempio il servizio di catering in loco per gli associati e i colleghi), fornitori di servizi per gli spostamenti (che gestiscono oppure organizzano i viaggi per i nostri lavoratori o colleghi) o fornitori di servizi di back office per la gestione contabile e finanziaria (che potrebbero aver bisogno di gestire dettagli relativi a lavoratori o colleghi al fine di elaborare le posizioni di debito e di credito);
  • ai membri delle società appartenenti al Gruppo Adecco in altre nazioni. Queste ultime si possono trovare all’interno o all’esterno dell’Unione Europea; diversi membri del gruppo ricoprono funzioni differenti e di conseguenza i tuoi dati potrebbero essere condivisi con loro per molteplici motivi:

o   dati condivisi con i membri del Gruppo Adecco che adempiono a funzioni di IT per le società di Adecco a livello internazionale; tali funzioni IT hanno sede in Francia, a Praga e Amsterdam;

  • informazioni condivise con la sede centrale del Gruppo Adecco in Svizzera per la pianificazione della forza lavoro e la definizione del budget e la raccolta di feedback; tali dati possono essere utilizzati presso la sede centrale in Svizzera al fine di proporti nuove opportunità di collaborazione all’interno del Gruppo Adecco oppure con altri clienti;
  • i dati vengono altresì condivisi con le società del Gruppo Adecco nel mondo nel caso in cui tu abbia manifestato interesse per le opportunità presenti in quel medesimo mercato oppure se i membri del Gruppo Adecco identifichino nel tuo profilo particolari competenze richieste dal o particolarmente utili in quel mercato specifico. Un elenco dei Paesi in cui operiamo è disponibile alla funzione “scegli il tuo paese” del nostro sito internet www.adecco.com;
  • con i nostri clienti/potenziali datori di lavoro, che sono tenuti a rispettare gli obblighi contrattuali e di riservatezza sia nei nostri confronti che nei tuoi, condivideremo i tuoi dati per i seguenti motivi:
    • con i nostri clienti che offrono posti di lavoro/incarichi che ti potrebbero interessare oppure che sono interessati al tuo profilo;
    • in adempimento di specifici obblighi imposti dalla normativa, da regolamenti o da contratti collettivi, anche aziendali o per loro esigenze stragiudiziali o giudiziali, di sicurezza interna o verifiche amministrative;
  • condivideremo i tuoi dati con il Governo, la polizia, il legislatore o le Autorità laddove, a nostra mera discrezione, ritenessimo di essere legalmente in obbligo o autorizzati a farlo oppure nel caso fosse la soluzione più prudente; e
  • quale parte del processo di due-diligence per (oppure per la realizzazione di) una fusione, un’acquisizione, un cambiamento del fornitore dei servizi oppure un’altra transazione aziendale laddove fosse necessario per noi comunicare i tuoi dati al potenziale venditore o acquirente, a un nuovo fornitore dei servizi e ai loro consulenti.

Trasferiamo i tuoi dati personali al di fuori dell’Unione Europea?

I tuoi dati possono essere trasferiti e trattati in una o più nazioni all’interno o al di fuori dell’Unione Europea. Un elenco completo dei Paesi in cui operiamo è disponibile alla funzione “scegli il tuo paese” sulla nostra pagina internet www.adecco.com.

Abbiamo la possibilità di trasferire i tuoi dati al di fuori dell’Unione Europea esclusivamente in quei paesi ritenuti dalla Commissione Europea in grado di offrire un adeguato livello di protezione (qui di seguito è disponibile un elenco delle suddette nazioni: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/adequacy/index_en.htm) oppure dove il Gruppo Adecco ha predisposto le adeguate tutele per cercare di preservare la privacy dei tuoi dati (per i quali solitamente utilizziamo una delle forme di contratto per il trasferimento dei dati approvate dalla Commissione Europea, di cui trovate una copia disponibile al seguente indirizzo: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/transfer/index_en.htm). 

Quali sono i tuoi diritti?

                                                              

  • Diritto di accedere e ottenere una copia dei tuoi dati personali

Hai il diritto di richiedere la conferma che stiamo trattando qualsivoglia tuo dato personale. Se è questo il caso, potrai avere accesso ai tuoi dati personali (tramite Portale) e ad alcune informazioni in merito al loro trattamento. In alcuni casi puoi richiederci di fornirti una copia elettronica dei tuoi dati.

  • Diritto di rettifica dei tuoi dati personali

Nel caso in cui sei in grado di dimostrare la non correttezza dei tuoi dati personali in nostro possesso, hai la possibilità di richiederci l’aggiornamento di tali dati oppure la loro correzione. Ti incoraggiamo vivamente ad accedere al Portale, ove possibile, per aggiornare in prima persona i tuoi dati personali.

  • Diritto di essere dimenticato/alla cancellazione dei dati

In alcune circostanze tu hai il diritto di richiedere una limitazione del trattamento dei tuoi dati personali e/o la cancellazione dei medesimi. Hai la facoltà di presentare questa richiesta in qualsiasi momento e Adecco valuterà la possibilità di accogliere la stessa, tuttavia tale diritto è soggetto a diritti o obblighi giuridici e quindi potremmo dover conservare i dati in questione. Nelle situazioni in cui appuriamo che, ai sensi di legge, la tua richiesta di cancellazione dei dati personali possa essere accolta, Adecco provvederà immediatamente a farlo senza ritardi ingiustificati. Ti preghiamo di tenere presente che una volta cancellati i dati la Società potrebbe non esserti più utile avendo cancellato le informazioni che ti riguardano. Laddove desideri registrarti nuovamente presso la società, dovrà inserire nuovamente i tuoi dati.

  • Diritto di sollevare obiezioni

Sebbene il trattamento dei tuoi dati da parte della società si basi sul legittimo interesse di quest’ultima (e su nessun’altra motivazione di trattamento) o sia collegato alla vendita diretta, hai diritto a obiettare alla modalità di trattamento dei tuoi dati messa in atto dalla Società in riferimento alla tua particolare situazione.

Laddove desideri esercitare uno dei tuoi diritti, ti preghiamo di fare il login nel Portale self-service oppure di contattarci via e-mail scrivendo all’indirizzo adecco.globalprivacy@adecco.com.

Quando invii una e-mail per esercitare i tuoi diritti, la Società potrebbe chiederti di identificarti prima di procedere con la tua richiesta.

Infine, hai il diritto di presentare reclamo presso l’Autorità Garante della privacy del Paese in cui vivi o lavori oppure del luogo in cui credi si sia generato un problema legato ai tuoi dati.

Svolgiamo attività di monitoraggio?

Nella misura consentita dalla legge, Adecco si riserva il diritto di verificare, monitorare e registrare l’accesso, l’utilizzo e il contenuto di qualsivoglia dato detenuto o trattato dai propri sistemi. Tutto questo per le finalità (d)-(h) esplicitate sopra, ma facciamo specificatamente riferimento a questo punto nella presente comunicazione in modo che tu sia consapevole in particolar modo del fatto che il tuo utilizzo dei sistemi IT in ambito lavorativo può essere monitorato da altri.

Che livello di sicurezza esiste per i dati nei sistemi di Adecco?

Sei tenuto/a a custodire in sicurezza i dettagli di login ai sistemi Adecco, in modo particolare la password che ti abbiamo fornito o che hai personalmente scelto. Le credenziali di accesso login sono ad esclusivo uso personale. Non ti è consentito condividere tali credenziali o altri dettagli dell’account con altre persone.

Come puoi metterti in contatto con noi?

Se hai domande o dubbi in merito all’Informativa sulla privacy dei dati, desideri ricevere ulteriori informazioni sulla nostra modalità di protezione dei tuoi dati (ad esempio quando vengono trasferite al di fuori dell’Europa) e/o se desideri mettersi in contatto con il Responsabile del Gruppo per la Protezione dei dati (Group Data Protection Officer (DPO)) e il Responsabile locale della privacy, ti preghiamo cortesemente di contattarci via e-mail all’indirizzo adecco.globalprivacy@adecco.com oppure al Responsabile locale della privacy customer.service@adecco.it.

Come gestiamo le modifiche apportate alla presente Informativa?

I termini indicati nella presente Informativa potrebbero essere di volta in volta modificati. Laddove questo fosse il caso, sarà nostra premura pubblicare qualsiasi modifica rilevante apportata alla presente Informativa mediante apposita comunicazione sul nostro sito internet oppure mettendoci direttamente in contatto con te tramite gli altri canali di comunicazione disponibili.

Il team Adecco

Versione 1

Gennaio 2018