L'Outsourcing del Payroll è l’esternalizzazione delle operazioni di pagamento del personale. Con tale pratica, l’azienda affida a un fornitore esterno specializzato la gestione delle sue attività relative alla retribuzione dei dipendenti: calcolo dei salari, preparazione delle buste paga, gestione delle tasse e delle detrazioni fiscali, versamento dei contributi previdenziali, emissione dei pagamenti. Ma quali sono i vantaggi di esternalizzare il Payroll?
Cosa si intende per Payroll e chi può elaborare le buste paga
Il Payroll è il processo di pagamento dei dipendenti. Non si tratta unicamente di bonificare lo stipendio. Il Payroll comprende tutta una serie di attività, che vanno dalla raccolta delle informazioni relative alle ore lavorate alle detrazioni fiscali, dalle tasse e i contributi previdenziali fino alla preparazione delle buste paga e al pagamento effettivo.
In genere, si compone dunque di quattro fasi:
- raccolta delle informazioni sul singolo dipendente (ore lavorate, ferie, permessi, malattie);
- calcolo della retribuzione;
- preparazione delle buste paga;
- pagamento dei dipendenti.
Chi può elaborare le buste paga? Nelle aziende di medie e grandi dimensioni, spesso è presente un dipartimento o un responsabile dedicato a tale funzione. Molte altre aziende, specialmente di piccole dimensioni, si affidano invece a un commercialista o a un consulente del lavoro. In alternativa si può optare per un software di gestione della retribuzione o per un fornitore di servizi di Outsourcing specializzato.
I vantaggi dell’esternalizzazione del Payroll
I vantaggi dell’esternalizzazione del Payroll sono diversi e, uno dei motivi principali per cui viene scelta questa soluzione, è di tipo economico.
Risparmio economico
L'esternalizzazione del Payroll fa in genere risparmiare denaro a un'azienda rispetto allo svolgimento interno dell’attività. Per elaborare le buste paga, un’organizzazione deve infatti investire nell'attrezzatura informatica necessaria, e assumere lavoratori specializzati in tale campo. Inoltre, i datori di lavoro devono restare aggiornati sui cambiamenti delle norme fiscali, sul personale e sulle scadenze contabili, per evitare sanzioni anche importanti.
Priorità al core business
È improbabile che il Payroll sia una funzione fondamentale all’interno dell’azienda: anzi, il tempo e le risorse ad esso dedicate si traducono in un minor tempo a disposizione per le attività che generano entrate.
Affidando a un esperto l’elaborazione delle buste paga, un’organizzazione può dedicarsi maggiormente alle funzioni strettamente correlate al suo core business (sviluppo prodotti e servizi, vendite, marketing).
Risparmio di tempo
Che i dipendenti siano dieci oppure cento, l'elaborazione delle buste paga richiede tempo e attenzione. Se si considera il tempo impiegato per il Payroll, l'Outsourcing sembra la soluzione perfetta.
Inoltre, l’esternalizzazione aiuta a evitare le perdite di tempo impreviste che potrebbero verificarsi se si commette un errore sul libro paga. Le imprese specializzate possono aiutare le organizzazioni a evitare errori, consentendo loro di concentrarsi sulle operazioni principali.
Accesso a una maggiore expertise
Lavorare con un fornitore di buste paga in Outsourcing significa avere accesso alle sue competenze maturate nel tempo. Un aspetto fondamentale soprattutto per le imprese con dipendenti dislocati in diversi Paesi, soggetti a normative fiscali differenti.
I fornitori di buste paga in Outsourcing assumono infatti persone con una conoscenza approfondita delle leggi e dei regolamenti sui salari, comprese le questioni fiscali più complesse.
Rispetto della Legge
Le società di Outsourcing sono sempre aggiornate sulle normative fiscali e previdenziali in vigore in questo settore specifico. Ciò assicura che le buste paga siano calcolate correttamente, considerando le detrazioni fiscali, i contributi previdenziali e altre componenti complesse. Inoltre, si occupano di seguire e rispettare le scadenze di dichiarazione e di pagamento, evitando all’azienda sanzioni e problemi con l'Agenzia delle Entrate e gli enti previdenziali.
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