Quando si parla di comunicazione interna aziendale ci si riferisce allo scambio di informazioni, messaggi e idee all'interno di un'organizzazione.

Questo tipo di comunicazione avviene tra i membri dell'azienda a tutti i livelli e in tutte le direzioni: dall'alto verso il basso (dalla leadership ai dipendenti), dal basso verso l'alto (dai dipendenti alla leadership) e orizzontalmente tra dipendenti appartenenti agli stessi livelli gerarchici.

Tuttavia, comunicare non è sufficiente: è necessario saperlo fare nel modo giusto in maniera efficace.

In questa breve guida, andremo dunque a vedere come migliorare la comunicazione interna aziendale.

Quali sono i tipi di comunicazione aziendale

Non esiste un modo “giusto” di comunicare all’interno di un’organizzazione: bisogna considerare attentamente i pro e i contro di ciascun tipo di comunicazione, per determinare quali strategie si adattano meglio al team, al reparto o all’azienda in sé.

Comunicazione dai dipendenti verso l'alto

La comunicazione verso l’alto consente ai responsabili di tenere il passo con ciò che accade “sotto di loro”. Tipicamente, l’azienda apre un forum di discussione intranet in cui i dipendenti possono porre domande, segnalare problemi e riferire eventuali successi.

Questo tipo di comunicazione permette ai manager di comprendere le esigenze dei dipendenti e di identificare tempestivamente i problemi prima che si aggravino, dando la percezione ai dipendenti di sentirsi considerati e dunque motivati.

Tuttavia, l'accuratezza delle informazioni fornite dai lavoratori può essere limitata o distorta a seconda di quanto si sentono a loro agio nel comunicare coi superiori. La comunicazione verso l’alto può dunque avere successo solo se c’è una catena di comando chiara, snella e accessibile fino al vertice.

Comunicazione dalla leadership verso il basso

La comunicazione aziendale verso il basso fluisce dalla direzione ai dipendenti siti al livello più basso della catena di comando, attraverso una gerarchia predeterminata.

Ad esempio, l’azienda può predisporre aggiornamenti regolari sulle attività in corso di svolgimento, così da informare tutti su successi, ostacoli e obiettivi futuri: così facendo, i lavoratori possono avere una visione d’insieme e comprendere al meglio dove il loro ruolo si inserisce.

I vantaggi della comunicazione dalla leadership verso il basso? Le informazioni più importanti possono essere rapidamente diffuse attraverso un flusso discendente. Tuttavia, quando i livelli gerarchici sono molti il processo può essere lento e, come nel gioco del “telefono senza fili”, le informazioni possono essere distorte o perdere dettagli fondamentali lungo il percorso. Di conseguenza, i dipendenti possono sentirsi poco considerati e perdere entusiasmo.

Comunicazione peer-to-peer (laterale)

La comunicazione laterale avviene tra dipartimenti e dipendenti o manager di pari status. Per agevolarla, l’azienda può creare una piattaforma di messaggistica accessibile da remoto, che permetta ai dipendenti di comunicare e collaborare tra loro indipendentemente dal luogo in cui si trovano.

Spesso questo tipo di comunicazione è necessaria per la condivisione delle informazioni, la risoluzione dei problemi e il coordinamento delle attività, specialmente nelle aziende di grandi dimensioni che fanno affidamento sul coordinamento interdipartimentale.

Di contro, la comunicazione informale può causare incomprensioni o litigi, e i vari team possono diventare “territoriali” riguardo ai compiti su cui stanno lavorando, risentendosi per le interiezioni di altri dipartimenti.

Comunicazione aziendale interna: i consigli per farla al meglio

Quando si tratta di comunicazioni interne, non esiste un approccio unico che funzioni per ogni azienda: ogni organizzazione ha la propria struttura, cultura e obiettivi unici e pertanto richiede un proprio piano individuale di comunicazione interna.

Alcune aziende si concentreranno sull’implementazione del cambiamento, altre cercheranno di migliorare la comunicazione tra le divisioni e altre ancora proveranno a connettersi con i lavoratori da remoto. Senza contare che, con la dinamicità propria del mondo del lavoro moderno, un approccio agile alla comunicazione è fondamentale. Ecco, quindi, di seguito alcune Best Practices per imparare a comunicare meglio.

Assicurarsi che le comunicazioni raggiungano ogni dipendente

Uno degli errori più comuni nella comunicazione interna è quello di non riuscire a identificare tutti i sottoinsiemi della forza lavoro.

Un gran numero di dipendenti può sfuggire alla rete: lavoratori in remoto, personale in congedo, dipendenti non avvezzi all’uso della tecnologia. Senza un flusso regolare di informazioni e interazioni, questi lavoratori possono rapidamente disimpegnarsi. La soluzione? Studiare un sistema di comunicazione accessibile a tutti, con cui ciascun dipendente possa sentirsi a suo agio.

Elaborare una strategia di comunicazione interna

Un piano di comunicazione efficace aiuta a definire gli obiettivi aziendali e a identificare le attività necessarie per raggiungerli.

Una buona comunicazione interna aiuta infatti l’organizzazione a superare i momenti di crisi, a adattarsi al cambiamento e a mantenere tutti dalla stessa parte.

Per delineare il piano perfetto, bisogna partire da cinque domande:  

  • Qual è l'obiettivo generale dell’attività?
  • A chi è rivolta la comunicazione?
  • In cosa si sta chiedendo alle persone di impegnarsi?
  • Quando si inviano i messaggi e con quale frequenza?
  • Quale canale funziona meglio per i propri dipendenti e per il contenuto da veicolare?

Creare un canale bidirezionale per i feedback

Molte strategie di comunicazione interna si concentrano troppo sulla diffusione delle istruzioni da parte del gruppo dirigente: un flusso di informazioni unidirezionale, tuttavia, nega ai dipendenti l’opportunità di farsi sentire.

Una comunicazione interna efficace, al contrario, prevede uno scambio bidirezionale. Una delle migliori pratiche nella comunicazione interna è scoprire cosa pensano realmente i dipendenti, attraverso sondaggi regolari.

Mantenere un flusso di comunicazione regolare

Troppo spesso, all’interno delle aziende, si tende a inviare numerosi messaggi seguiti da un lungo periodo di inattività.

Una comunicazione irregolare può abbassare i livelli di coinvolgimento: i dipendenti si sentono trascurati durante i periodi di silenzio, specialmente se lavorano da remoto. Ecco perché, una comunicazione regolare e costante, è fondamentale (purché non sovraccarichi di informazioni i lavoratori).

Può contribuire a mantenere una buona comunicazione interna e un proficuo scambio reciproco, la possibilità di accedere ai corsi di formazione. Nell’era del life long learning chiunque vuole lavorare sulle proprie aree di miglioramento e sentirsi così valorizzato. 

 

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