In qualsiasi azienda, la pianificazione finanziaria, la previsione dei costi e l'allocazione del budget sono essenziali, tanto per il raggiungimento degli obiettivi aziendali quanto per la salute finanziaria dell’organizzazione. Nelle imprese ad alta densità di capitale umano, all’interno del budget è presente una voce destinata alle risorse umane: il budget HR.
Il budget HR include generalmente tutte le spese correlate alle risorse umane: stipendi, benefit, formazione, recruiting, sviluppo del personale, consulenze esterne, spese per le prestazioni. La sua elaborazione può coinvolgere diverse fasi e richiedere la collaborazione tra il dipartimento HR e il reparto finanziario dell'azienda.
Come si fa il budget del personale, e quali sono i costi diretti e indiretti legati alla forza lavoro?
Quali sono i costi diretti e indiretti del personale
Quando si pensa al costo del personale si pensa, in genere, alla somma delle buste paga di tutta la forza lavoro. Sono i cosiddetti “costi diretti”. Tuttavia, ci sono altri costi - di tipo indiretto - di cui è necessario tenere conto quando si stila il budget HR: i contributi previdenziali e assistenziali, il TFR (Trattamento di Fine Rapporto), le tredicesime e le quattordicesime, i benefit, le spese di Recruiting e Onboarding, la formazione, le spese di trasferta, i rimborsi, gli straordinari.
RAL
Il primo costo da considerare, quando si fa il budget HR, è la Retribuzione Annua Lorda. Per ottenerla, bisogna moltiplicare la retribuzione lorda mensile per il numero di mesi che vengono corrisposti al dipendente (dodici + tredicesima e quattordicesima).
Contributi INPS e INAIL
Parte dei contributi previdenziali (INPS) e assicurativi (INAIL) sono pagati dal dipendente, che si vede trattenere una certa cifra dalla busta paga, ma un’altra parte viene pagata dal datore di lavoro. I primi servono a garantire al lavoratore malattia, maternità, pensione e cassa integrazione, i secondi lo assicurano contro infortuni e malattie professionali. In genere i contributi corrispondono al 35% della RAL, ma dipendono dal tipo di attività svolta dall’impresa e dalla qualifica del dipendente.
TFR
Quando un dipendente lascia l’azienda perché si dimette, si licenzia o va in pensione, l’azienda deve liquidarlo, riconoscendogli il Trattamento di Fine Rapporto. Nel Budget HR devono rientrare dunque i TFR di tutti i dipendenti, che si ottengono dividendo la RAL per 13,5.
Tredicesima e quattordicesima
La tredicesima viene corrisposta a tutti i dipendenti nel mese di dicembre. La quattordicesima - versata a luglio - è riservata invece a alcuni settori e ad alcuni CCNL.
Benefit
I benefit si inseriscono nel sistema del welfare aziendale, e servono ad aumentare l’Engagement, la soddisfazione e la fedeltà dei dipendenti. Il loro costo rientra tra i costi indiretti del personale, e può comprendere: assicurazioni mediche private, buoni pasto, costi per la mensa aziendale e per i distributori automatici, auto aziendali, computer, telefoni, contributi per l’istruzione dei figli dei dipendenti, asilo nido aziendale.
Spese di Recruiting e Onboarding
Le attività di Recruiting possono essere gestite internamente oppure affidate in Outsourcing. In entrambi i casi comportano dei costi: il tempo dedicato da chi se ne occupa, l’utilizzo di portali per la pubblicazione degli annunci. In termini di inserimento, invece, bisogna considerare i costi di stage e tirocini, ma anche la formazione e il tutoraggio ai nuovi assunti.
Formazione
Obbligatoria o facoltativa, la formazione del personale è tra le voci da considerare per il budget HR. Bisogna tenere conto della retribuzione dei docenti, del costo per il materiale di supporto e dell’eventuale affitto di aule, ma anche del costo indiretto derivato dalla sottrazione del tempo che i dipendenti dedicherebbero alle loro ordinarie attività.
Infine, a seconda delle dimensioni dell’azienda e del settore in cui opera, potrebbero esserci altre spese: software per la gestione del personale, supporto legale, rimborsi di spese e trasferte, prodotti di consumo usati nei locali aziendali.
Perché il budget delle risorse umane è importante
Preparare il budget HR è importante quanto valutare i costi di qualsiasi altro aspetto di un’attività.
Permette infatti di gestire i costi del capitale umano, mitigando le spese eccessive ed evitando di trovarsi senza fondi sufficienti per proseguire. Inoltre, consente di avere un quadro chiaro di dove e quanti soldi è possibile spendere. Migliorando l’efficienza delle risorse umane, infine, le aziende possono ottenere il massimo dai loro dipendenti, essere più produttive e raggiungere gli obiettivi strategici prefissati.
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