L’organigramma aziendale è la rappresentazione grafica della struttura organizzativa di un'azienda, ne illustra la gerarchia e le relazioni tra i vari dipartimenti, le unità operative, le posizioni e le persone all'interno dell'organizzazione.
L'obiettivo principale dell'organigramma è fornire una panoramica chiara della struttura gerarchica e funzionale dell'azienda, così che tutti possano comprendere come le diverse parti si collegano e collaborano.
La storia dell’organigramma aziendale comincia nel 1855, con la progettazione del primo organigramma moderno da parte di un americano, il sovrintendente generale delle ferrovie Daniel McCallum. Annoverato tra i pionieri del Management, McCallum chiese al disegnatore e ingegnere civile George Holt Henshaw di tracciare il diagramma della New York and Erie Railroad.
Ci vollero altri sessant’anni per far entrare il termine “organigramma” nel vocabolario comune: successe nel 1914, quando l’ingegnere Willard C. Brinton lo usò all’interno del volume “Graphic Methods for Presenting Facts”. Utilizzati inizialmente negli ambienti ingegneristici, a partire dagli anni Venti gli organigrammi cominciarono a essere usati anche nel mondo degli affari. Ma cos’è un organigramma, di preciso, e qual è la sua utilità?
Cos’è un organigramma
L’organigramma è un diagramma che riflette visivamente la struttura interna di un'azienda descrivendo in dettaglio i ruoli, le responsabilità e le relazioni tra gli individui.
Può descrivere l’intera organizzazione, oppure focalizzarsi su un reparto o un’unità, e si rivela particolarmente utile per le aziende che intendono ristrutturare la loro forza lavoro, modificare il complesso gestionale o, semplicemente, permettere ai dipendenti di vedere in modo chiaro e trasparente dove il loro ruolo si inserisce all’interno della struttura aziendale complessiva.
Esempi di organigramma aziendale
Esistono diversi tipi di organigrammi aziendali, ognuno dei quali è adatto a soddisfare una precisa esigenza.
Il più diffuso è l’organigramma gerarchico, un’illustrazione della gerarchia e delle relazioni di autorità tra le diverse posizioni o unità.
Nell'organigramma gerarchico, le posizioni o le unità sono disposte in modo da riflettere la catena di comando, con livelli distinti che indicano il grado di autorità e responsabilità (le posizioni più in alto nell'organigramma hanno un livello maggiore di autorità e responsabilità rispetto a quelle più in basso).
Se la struttura è particolarmente complessa, e i dipendenti hanno più di un manager, è preferibile usare l'organigramma a matrice: le sue righe rappresentano i dipendenti, mentre le colonne raffigurano le diverse funzioni o progetti (in ogni cella dell'organigramma, è possibile vedere a chi il dipendente riporta gerarchicamente e a quale progetto o funzione specifica è assegnato).
L’organigramma piatto viene invece usato quando intercorrono pochi livelli gerarchici tra la leadership di un'organizzazione e i suoi membri: la sua struttura è infatti più orizzontale e meno stratificata rispetto a un organigramma tradizionale.
L’obiettivo è proprio quello di ridurre il numero di livelli gerarchici tra i livelli più alti e quelli più bassi dell’azienda, con l’aumento dell’autonomia e della responsabilità a carico del singolo lavoratore. In genere, questo tipo di organigramma viene usato per promuovere una comunicazione veloce ed efficiente, incoraggiare l'innovazione e la flessibilità, e per migliorare la responsabilità individuale.
Perché usare un organigramma aziendale
L’organigramma, a prescindere dalla tipologia, è prezioso per definire le relazioni all’interno di un’organizzazione e per garantire che tutti sappiano come e a chi comunicare le informazioni essenziali.
Nello specifico, può essere utilizzato per:
- la comunicazione organizzativa e di supervisione: ad esempio, per aiutare i dipendenti a sapere chi riferisce a chi o per permettere alle persone di conoscersi tra loro (aggiungere le foto dei dipendenti aiuta molto, in quanto consente ai lavoratori di collegare volti e nomi);
- una ristrutturazione aziendale, cambi di ruolo in squadra o per ottimizzare i talenti di tutti;
- la riorganizzazione della forza lavoro, specialmente dopo una nuova assunzione;
- la pianificazione delle risorse, al fine di ridurre le inefficienze riorganizzando i ruoli.
L’organigramma aziendale si rivela infine utile nelle aziende che hanno affidato in Outsourcing una o più attività, poiché permette ai dipendenti di comprendere dove si inseriscono le realtà che se ne occupano.
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