Organizzare i turni di lavoro è una delle attività più complesse nella gestione del personale. Uno schema turni di lavoro ben progettato non solo garantisce la copertura delle attività produttive, ma contribuisce anche al benessere dei dipendenti, migliorando il clima aziendale e riducendo il turnover. In questo articolo vedremo:

  • come creare uno schema per turni di lavoro efficace;
  • le diverse tipologie adottabili;
  • le normative da rispettare;
  • gli strumenti utili per automatizzare la pianificazione.

 

Perché serve uno schema turni di lavoro?

Un buon schema turni di lavoro risponde a tre esigenze chiave:

  1. Garantire la continuità operativa (soprattutto in settori come sanità, ristorazione, logistica, industria);
  2. Equilibrare carichi di lavoro e riposi tra i dipendenti;
  3. Evitare sanzioni legate al mancato rispetto di normative contrattuali o del diritto al riposo.

In particolare, in ambiti con attività h24 o aperti su più fasce orarie, l’adozione di uno schema a turni diventa imprescindibile. Ma come si dividono i turni di lavoro?

 

Tipologie di schema turni di lavoro

Esistono diverse modalità di organizzazione a seconda delle necessità aziendali.

  • Turni giornalieri classici: suddivisi su due o tre fasce orarie (es. mattina, pomeriggio, notte);
  • Schema 6+2: 6 giorni di lavoro seguiti da 2 di riposo (usato ad esempio in ambito produttivo o ospedaliero);
  • Ciclo continuo: copertura operativa 24/7, con turni rotativi;
  • Turni spezzati: tipici del settore della ristorazione, con pause lunghe tra due fasce orarie;
  • Turni flessibili o su chiamata: sempre più diffusi nei contesti retail o dei servizi.

Lo schema turni di lavoro ciclo continuo, ad esempio, garantisce la copertura h24 ma richiede attenzione per garantire un corretto stacco tra un turno e l’altro: la normativa prevede almeno 11 ore di riposo consecutive ogni 24 ore (salvo eccezioni previste dai CCNL).

 

Come creare uno schema di turni di lavoro?

1. Analizza le esigenze operative

Mappa le ore di apertura/produzione, le ore massime di lavoro giornaliero dei dipendenti e le mansioni necessarie in ogni fascia oraria. Considera picchi di attività, flussi stagionali, periodi di chiusura.

 

2. Rileva le risorse disponibili

Conosci il numero di addetti, le loro disponibilità, competenze, limiti contrattuali (es. part-time, lavoro notturno) e preferenze personali.

 

3. Rispetta i vincoli normativi e contrattuali

Includi:

  • Orario massimo settimanale (di norma 40 ore)
  • Turni notturni regolamentati
  • Riposi settimanali e giornalieri
  • Equa distribuzione degli straordinari

 

4. Scegli il modello più adatto

Ad esempio, in un ristorante è utile uno schema turni spezzati (pranzo/cena); in un magazzino logistico, un ciclo 6+2 o a rotazione notturna può essere più adatto.

 

5. Usa strumenti digitali o software dedicati

Pianificare turni su Excel è possibile, ma spesso poco efficiente. Oggi esistono software specifici per lo schema turni di lavoro che offrono:

  • visualizzazione intuitiva del calendario;
  • turnazione automatica;
  • notifiche e gestione ferie;
  • integrazione con buste paga e gestione presenze.

 

Schema turni su Teams: come fare?

Se la tua azienda utilizza Microsoft Teams, puoi sfruttare la funzione “Shifts” per creare turni:

  • accedi al canale Team dedicato;
  • vai su “App” > “Shifts”;
  • crea un gruppo, definisci ruoli e orari;
  • assegna i turni e condividili in tempo reale;
  • i dipendenti possono richiedere scambi, visualizzare orari e ricevere notifiche.

Questa soluzione è particolarmente utile, ad esemio, per le PMI che cercano un compromesso tra semplicità ed efficienza.

 

Buone pratiche per uno schema efficace

  • Equilibrio tra esigenze aziendali e personali: alternare weekend e festivi tra i dipendenti;
  • rotazione equa dei turni notturni;
  • pianificazione a lungo termine: almeno 1 mese di anticipo per favorire l’organizzazione familiare;
  • chiarezza nella comunicazione: ogni turno deve essere notificato con orari, luogo, ruolo, eventuali pause previste;
  • aggiornamento costante: prevedere un referente HR che possa gestire cambi dell’ultimo minuto.

In conclusione, uno schema dei turni di lavoro ben organizzato è la base per una gestione efficiente delle risorse umane. Permette di aumentare la produttività, ridurre gli errori, migliorare il benessere dei dipendenti e rispettare le normative. Con gli strumenti giusti, anche la turnazione più complessa diventa gestibile.

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FAQ

Come creare uno schema di turni di lavoro efficace?
Valuta le esigenze operative, risorse disponibili e norme contrattuali. Utilizza software o strumenti digitali per semplificare la pianificazione.

Cosa significa "turno 6+2"?
Significa lavorare 6 giorni consecutivi seguiti da 2 giorni di riposo, utile nei settori con attività continua.

Quante ore di stacco devono esserci tra un turno e l’altro?
La legge prevede almeno 11 ore di riposo consecutive ogni 24 ore, salvo deroghe nei CCNL.

Posso creare uno schema turni su Teams?
Sì, con la funzione "Shifts" puoi pianificare, assegnare e condividere turni con i membri del team.

Esistono software per lo schema turni di lavoro?
Sì. Tra i più diffusi: Factorial, TeamSystem, Shiftbase, oltre a strumenti integrati in piattaforme HR.