Il Workforce Planning è il processo strategico attraverso il quale un'organizzazione pianifica e gestisce le risorse umane per raggiungere gli obiettivi aziendali. Esso comprende la previsione delle esigenze future di personale, la valutazione delle competenze necessarie, e la definizione delle azioni necessarie per soddisfare tali esigenze. L’obiettivo ultimo del Workforce Planning è dunque assicurare all'organizzazione il giusto numero di persone, al momento giusto e con le competenze giuste.
Ma come si sviluppa una strategia efficace di Workforce Planning, e perché l’Outsourcing può essere la soluzione migliore?
Perché una Workforce Planning Strategy è importante
Una Workforce Planning Strategy è fondamentale per permettere all’azienda di avere sempre il personale adeguato al raggiungimento degli obiettivi. Senza una corretta pianificazione della forza lavoro, le imprese possono facilmente trovarsi con un numero di dipendenti eccessivo o insufficiente: nel primo caso finirebbero per affrontare costi evitabili, nel secondo non soddisferebbero le richieste della clientela.
Se eseguito correttamente, al contrario, il Workforce Planning permette di:
- creare una road map per il raggiungimento degli obiettivi aziendali, allineando la domanda e l’offerta di talenti con il piano strategico dell’organizzazione;
- prepararsi per il futuro: anziché concentrarsi sulle esigenze immediate di personale, il Workforce Planning ha una visione più ampia, e guarda alle tendenze del mercato, alle alternative tecnologiche, ai modi sostenibili per razionalizzare le responsabilità lavorative e ad altre opzioni che riguardano la forza lavoro;
- individuare le carenze di personale o le opportunità per una gestione più efficiente: la pianificazione della forza lavoro richiede un processo di valutazione, attraverso il quale le lacune e le inefficienze del personale possono essere scoperte e corrette;
- fornire dati a supporto delle decisioni relative alle HR. Basandosi su dati e statistiche, il Workforce Planning permette ai professionisti HR di prendere decisioni informate, e di poterle supportare con dati strategici di fronte al management aziendale;
- migliorare i tassi di fidelizzazione. Con una road map chiara, standard trasparenti e livelli di personale adeguati, le aziende ottengono tassi di fidelizzazione migliori, in quanto i dipendenti non sono sovraccarichi di lavoro né sottoutilizzati.
Come stilare un Workforce Plan
Il Workforce Planning si compone essenzialmente di sei fasi:
- determinazione della strategia aziendale, attraverso un piano che descriva nel dettaglio obiettivi, budget e altre esigenze per far funzionare l’attività nei successivi 3-5 anni;
- valutazione dell’offerta di forza lavoro (dipendenti attuali e potenziali candidati);
- valutazione della domanda di forza lavoro (numero di dipendenti necessari per soddisfare le attuali esigenze aziendali e per realizzare i piani strategici);
- sviluppo di un piano per la forza lavoro, così da colmare il divario tra domanda e offerta;
- implementazione del piano, mediante l’assunzione di personale aggiuntivo, l’utilizzo di dipendenti temporanei, l’Outsourcing o l’implementazione di soluzioni tecnologiche per soddisfare le esigenze aziendali;
- monitoraggio dei progressi.
Workforce Management, perché scegliere l’Outsourcing
Il Management della forza lavoro è alla base del successo o dell’insuccesso di un’azienda. Per questo motivo sono sempre di più le organizzazioni che scelgono di affidarsi a realtà esterne.
Quali sono i vantaggi? In primis, le aziende di Outsourcing dispongono di esperti specializzati, che hanno familiarità con le migliori pratiche e le tendenze del mercato, e che garantiscono dunque un approccio di qualità alla gestione delle risorse umane. Inoltre, l’Outsourcing consente al comparto HR di concentrarsi sul suo core business e, quindi, sulle attività strategiche che possono migliorare l’efficienza dell’organizzazione nel suo complesso.
Non solo: le società di Outsourcing permettono alle imprese di accedere a risorse e competenze da diverse parti del mondo, e possono portare a una riduzione dei costi associati alla gestione interna del Workforce Planning. Per restare competitivi, i fornitori di servizi in Outsourcing hanno in genere costi concorrenziali, ed evitano alle imprese di dover formare personale specializzato per la gestione della forza lavoro. Infine, l’Outsourcing è flessibile (le organizzazioni possono aumentare o diminuire le risorse dedicate al Workforce Planning a seconda del momento) e regala un vantaggio competitivo, perché mette a disposizione risorse sempre aggiornate sulle best practice e le tendenze del settore.
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