Come impostare il passaggio di consegne tra colleghi in azienda

Secondo un’indagine condotta da Aberdeen Research, il 71% delle imprese non ha formalizzato il passaggio di consegne tra colleghi. La maggior parte delle aziende si concentra infatti sull’onboarding dei nuovi dipendenti, trascurando l’offboarding del personale uscente.

Eppure, il passaggio di consegne è fondamentale perché i nuovi inserimenti abbiano successo, e i neoassunti siano da subito utili all’organizzazione.

Cosa si intende per passaggio di consegne? Con tale termine si descrive il processo attraverso il quale una persona cede responsabilità, autorità e/o informazioni a un'altra persona. In ambito lavorativo, il passaggio di consegne può includere la trasmissione di informazioni chiave, la formazione sulle attività e i compiti assegnati, la condivisione di documenti importanti e la comunicazione dei dettagli relativi a progetti o processi in corso.

Ma come dovrebbe essere un passaggio di consegne di successo?

Perché il passaggio di consegne è importante

Se ben fatto, il passaggio di consegne aiuta i nuovi membri del team ad ambientarsi più rapidamente e a sentirsi a loro agio con l’incarico assegnato. Non solo: a guadagnarci sono anche i colleghi e la stessa azienda che avranno maggiore continuità senza che il flusso di lavoro si interrompa o il tasso di produttività diminuisca.

Il processo è particolarmente importante se il ruolo del dipendente uscente viene assegnato a un neoassunto, che non ha familiarità con l’organizzazione. Note chiare e dettagliate che descrivano tutti i processi e le procedure lo aiuteranno a familiarizzare con l’incarico.

Inoltre, quando un membro del team lascia l’azienda, specialmente se si tratta di un dipendente di lungo corso, c’è sempre il rischio che le conoscenze e l’esperienza maturate se ne vadano con lui. Il passaggio di consegne riduce il rischio di perdita della proprietà intellettuale, poiché agevola il trasferimento delle conoscenze e il mantenimento del know how.

Due vantaggi ulteriori sono la riduzione del tempo di onboarding e il miglioramento del morale dei dipendenti: quando un dipendente lascia il suo ruolo, il resto del team può risentirne. Se ben fatto, il passaggio di consegne ne riduce l’impatto, prepara il dipendente che subentra e gli consente di assumersi sin da subito le sue responsabilità, con un impatto positivo sulla squadra.

Passaggio di consegne tra colleghi: come organizzarlo

Perché un passaggio di consegne sia efficace, è necessario che il dipendente uscente, il suo superiore e/o il team preparino diversi documenti:

• descrizione del lavoro: una descrizione del lavoro chiara e dettagliata può aiutare il dipendente in arrivo a comprendere il suo ruolo e le sue responsabilità, e ad avere una precisa idea di ciò che l’azienda si aspetta da lui;
• descrizione di processi e procedure: il dipendente dev’essere messo a conoscenza dei passaggi necessari per completare le attività e i processi chiave all'interno dell'organizzazione, attraverso informazioni sugli strumenti, le risorse e i sistemi che sarà chiamato a utilizzare;
• elenco dei contatti: può essere utile fornire al dipendente in arrivo un elenco dei contatti all'interno dell'organizzazione (colleghi, supervisori, clienti);
• materiali formativi: a seconda della complessità del ruolo, si possono preparare materiali o risorse di formazione che aiutino il nuovo arrivato ad aggiornarsi più rapidamente;
• documenti chiave: tutti i documenti o le risorse chiave di cui il dipendente entrante avrà bisogno, dall’accesso al software alle copie fisiche di documenti importanti, dovrebbero essere consegnati durante il passaggio di consegne;
• obiettivi, aspettative e supporto: è importante che il neoassunto possa capire gli obiettivi di prestazione e quali sono le aspettative dell’organizzazione, ma è anche necessario che riceva tutto il supporto di cui ha bisogno in fase di onboarding, magari mediante l’assegnazione di un mentore o l’accesso a risorse aggiuntive.

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