Il Workforce Management (WFM), traducibile in italiano come “gestione della forza lavoro”, è il processo di ottimizzazione strategica delle prestazioni e della produttività dei lavoratori. Con l’espressione di “forza lavoro” ci si riferisce invece al numero complessivo di persone che sono impiegate in un'azienda o su un’attività specifica.

Che cos’è il Workforce Management?

Il concetto di gestione della forza lavoro è strettamente correlato a quello di ottimizzazione della produttività dei lavoratori. Il Workforce Management è infatti l’insieme dei processi volti a costruire e mantenere una forza lavoro produttiva ed efficiente.

Una strategia di Workforce Management deve prevedere:

  • la raccolta di dati in tempo reale;
  • la gestione del personale;
  • la gestione della formazione;
  • la gestione delle prestazioni, per assicurarsi che le attività dei dipendenti e i loro risultati soddisfino gli obiettivi di business;
  • sforzi di reclutamento, per raggiungere, selezionare e dunque assumere candidati adatti alle posizioni lavorative vacanti;
  • sforzi di budgeting, e dunque la pianificazione e l’utilizzo delle risorse monetarie dell'azienda per progetti esterni o interni;
  • la previsione dei risultati dei progetti in corso;
  • la pianificazione, il controllo e l’ottimizzazione del lavoro;
  • l’analisi della situazione attuale per capire dove e come migliorare.

Gestione della forza lavoro: 5 modi per migliorarla

Esistono diversi modi per migliorare la gestione della forza lavoro e, dunque, per aumentare la produttività dei dipendenti.

1. Ottimizza le riunioni

Per migliorare l’efficienza di un team è necessario, in primis, eliminare le riunioni non necessarie: affinché una riunione di lavoro sia produttiva, è necessario che abbia un’agenda chiara e un ordine del giorno ben specificato.

Se ritieni che un Meeting aziendale sia necessario, ottimizza i tempi: crea l’ordine del giorno e condividilo con tutti i partecipanti qualche giorno prima, stabilisci le regole (chi inizia a parlare per prima, con video o senza video in caso di riunione virtuale), stila un verbale e raccogli feedback.

2. Considera di utilizzare un Workforce Management Software

L'utilizzo di un Software di Workforce Management ti consente di migliorare la gestione della forza lavoro ottimizzando i tempi, migliorando l’organizzazione e snellendo i processi. Operazioni, queste, che si traducono in una maggiore produttività dei lavoratori.

3. Definisci le priorità

La gestione della forza lavoro può diventare complicata quando in azienda entrano più progetti in contemporanea. Fondamentale è chiarire gli obiettivi aziendali, a breve e a lungo termine: in questo modo, è più semplice capire se un progetto è in linea con gli stessi e se, lavorandoci, ci si avvicina al loro raggiungimento.

Se un progetto non supporta gli obiettivi aziendali, eliminalo. Se li supporta ma in misura inferiore rispetto a un altro progetto, rinvialo. Se i progetti importanti da seguire sono più di uno, delegali ai membri del team più liberi.

4. Sfrutta i punti di forza dei dipendenti

Ogni lavoratore ha i suoi punti di forza: tienili in considerazione quando assegni loro un compito. Sapere chi eccelle in cosa, e chi è più felice di svolgere una determinata attività, aumenta la produttività dell’intera forza lavoro.

5. Agevola la comunicazione tra team di lavoro differenti

Team che lavorano in uffici diversi della stessa azienda non devono operare come entità separate. Sapere a cosa un altro gruppo sta lavorando fa sentire tutti parte di uno stesso progetto e aiuta ad avere una visione d’insieme sulle attività da portare avanti.